Status da implantação

Kommo

Onde estamos, o que está pronto e o que está pendente para seguir.

EVD Digital · Zion

Visão geral

A implantação em nove fases

As duas primeiras avançam em paralelo. A terceira está concluída e aguarda aprovação, e é ela que libera todo o restante.

Fase 1
Infraestrutura
Fase 2
WhatsApp Business
Fase 3
Base de dados
Fase 4
Importação
Fase 5
Integrações
Fase 6
Segmentação
Fase 7
Campanhas
Fase 8
Treinamento
Fase 9
Go live

Tudo que é configuração da Kommo foi deixado para depois da aprovação da base. Campos, funis, permissões e segmentos dependem de saber o que a base tem, e configurar antes significaria refazer depois. Com a lista aprovada, isso acontece de uma vez só.

Fase 1 · infraestrutura

Infraestrutura e acessos

O Business Manager é a conta da Meta que centraliza tudo: é por ele que os números de WhatsApp são conectados, que as campanhas são cobradas e que os acessos da equipe são controlados. Sem ele em ordem, nada do resto funciona.

✓ Empresa verificada junto à MetaA Zion está confirmada como negócio real, com razão social e dados conferidos. É o que permite usar a API oficial do WhatsApp e sair dos limites de conta não verificada. EVD
✓ Site e domínio associados à contaVincula a marca ao Business Manager e habilita a mensuração das campanhas. EVD
✓ Forma de pagamento cadastradaO envio de mensagens pelo WhatsApp é cobrado por conversa. Sem meio de pagamento ativo, as transmissões param. EVD
✓ Acessos e segurança definidosAcesso administrativo garantido, quem entra na conta está definido, autenticação em dois fatores ativa e nenhuma restrição pendente na conta. EVD

Fase 2 · WhatsApp Business

Os seis números de WhatsApp

Um número para cada vendedor, todos dentro da estrutura empresarial da Zion. Esta é a única frente que corre em paralelo, sem depender da base.

Conectados

3

Prontos para operar

Em andamento, EVD

2

Serão conectados por outra via

Depende da Zion

1

Já está em outro Business Manager

O número em outro Business Manager só a Zion consegue destravar. É preciso identificar em qual BM ele está cadastrado para liberar a migração. Sem isso, esse número fica fora da operação.

Fase 3 · concluída

A base de contatos, unificada

Três sistemas que nunca conversaram entre si, mais o relatório de pedidos que a Zion enviou depois. A mesma pessoa aparecia em todos, com dados diferentes em cada um.

Capta30.206
VNDA32.546
Agendas dos vendedores36.472
Pedidos da VNDA36.783
→

Contatos únicos

58.345

Uma linha por pessoa, com todos os telefones, e-mails e endereços que estavam espalhados

Nada foi unido por suposição. Quando duas fichas compartilhavam e-mail ou telefone mas os nomes não confirmavam a mesma pessoa, elas ficaram separadas e entraram em análise. Preferimos uma duplicata visível a um cliente apagado por engano.

Fase 3 · para aprovação

20.846 contatos confirmados

São as pessoas identificadas em dois ou três sistemas ao mesmo tempo. É esta lista que está sendo submetida para aprovação.

Telefone e e-mail juntos

19.054

Antes, cada sistema tinha só metade do contato

Com CPF identificado

17.409

Identificador que a base nunca teve

Já na agenda de um vendedor

7.511

Permite atribuir o responsável comercial

Os demais 37.499 contatos aparecem em um sistema só e seguem em análise. Conforme confirmarmos a identidade de cada um, eles são incorporados a esta lista principal. A base cresce a partir daqui.

Fase 3 · em análise

Os 37.499 que ainda faltam

São contatos que aparecem em um sistema só. Não conseguimos confirmar se já existem na lista principal com outro nome ou outro dado, então seguem separados até que a identidade seja verificada.

Só no Capta

8.342

Cadastro do sistema, sem correspondência na loja nem nas agendas

Só na VNDA

13.107

Compraram ou se cadastraram na loja e não constam em outro lugar

Só nas agendas

16.050

Números salvos pelos vendedores, sem ficha em nenhum sistema

A aba das agendas pede um olhar antes de qualquer uso. Agenda de celular guarda fornecedor, entregador e contato pessoal junto com cliente, e sem e-mail ou histórico não há como separar automaticamente quem é quem. Já os 8.342 do Capta incluem 4.319 sem telefone nem e-mail, que existem no cadastro mas não têm como ser contatados hoje.
! Onze pessoas pediram exclusão dos dados na VNDAContinuam no cadastro do Capta e estão marcadas em coluna própria. Pedem avaliação jurídica antes de qualquer contato.
○ 10.069 contatos não compram há mais de três anosDesses, 3.055 estão há mais de cinco. A data do último pedido está na base, mas o corte do que é cliente inativo depende do ciclo de compra da Zion.

Fase 3 · o que o relatório de pedidos mudou

O CPF resolveu o que faltava

O relatório de pedidos que vocês enviaram trouxe CPF em quase todos os registros. Nenhum dos três sistemas tinha esse dado, e ele é o único que identifica uma pessoa sem margem de erro.

Contatos com CPF

22.582

Todos conferidos pelo dígito verificador

Duplicatas eliminadas

1.172

Pessoas que apareciam duas ou três vezes

Telefones completados

12.859

8.529 novos e 4.330 que estavam sem DDD

Só aplicamos o que o CPF prova. Testamos usar o telefone como chave e ele erraria em 15,7% dos casos, unindo pessoas diferentes que por acaso dividem um número. Em 54 desses erros os nomes eram idênticos, então nem a conferência de nome pegaria. Esses casos ficaram separados para conferência de vocês, em vez de entrar na lista como se fossem certeza.

O que vem agora

Próximos passos

1

Aprovar a lista de 20.846 contatos

Já incorpora tudo que o relatório de pedidos permitiu confirmar. Sugerimos conferir uma amostra de 30 a 40 linhas, verificando se as pessoas consolidadas conferem com quem vocês conhecem.

2

Identificar o Business Manager do número pendente

Libera a conexão do sexto número de WhatsApp.

3

Distribuir a conferência entre os vendedores

Sobraram contatos que não conseguimos confirmar sozinhos, quase todos vindos das agendas. Como a base registra de qual agenda veio cada um, dá para dividir a lista por vendedor: cada um reconhece os próprios clientes em minutos, e o que for confirmado entra na lista principal.

4

Iniciar a configuração da Kommo

Com os números conectados e a lista inicial aprovada, montamos a Kommo de uma vez: campos e funil no formato da base, contatos importados já com o vendedor responsável de cada um, permissões por usuário e os segmentos que vão alimentar as campanhas.